Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Hoe lees je Excelbestanden in?

  • Bijgewerkt

 

Volg de onderstaande stappen om succesvol gegevens vanuit een Excel bestand te importeren in Warehouse Online, hiervoor heb je beheerder rechten nodig in Warehouse Online:

Stap 1 Excel format downloaden

Voor het importeren van gegevens in Warehouse Online zijn verschillende formats beschikbaar. Hiervan is de bestandsnaam al correct ingevuld en zijn de minimaal benodigde kolommen al aangemaakt. Je hoeft alleen nog je data toe te voegen en op te slaan.

  1. Ga in de Portal naar het menu-item 'Beheren' en vervolgens naar submenu-item 'Inlezen Excelbestand'
  2. Klik vervolgens op 'hier' om een keuze te maken uit de verschillende templates
  3. Selecteer de eigenaar waarvoor je het bestand wil uploaden
  4. Klik op de naam van de template om deze te downloaden

Stap 2 Excel bestand invullen

Om een Excel bestand te kunnen uploaden moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • De bestandsnaam moet als volgt zijn ingedeeld:

Indeling: <Beschrijving>_<Eigenaar ID>_<Vrije input>.xlsx

Voorbeeld: 'LOCATIONS_RTSSCREENSHOTS_1_21032023.xlsx'

    • Beschrijving: Dit is de templatenaam om duidelijk te maken welke gegevens er geïmporteerd worden (verplicht)
    • Eigenaar ID: Dit is de bedrijfsnaam die gebruikt wordt bij het inloggen op de portal. Echter moet deze aan elkaar geschreven worden en in hoofdletters (verplicht)
    • Vrije input: Dit is ter eigen referentie. Let hierbij wel op dat de eigen input wordt gescheiden middels een '_' teken van de eigenaar ID.
  • Alle gekleurde kolommen in het Excel-bestand dienen ingevuld te worden, de andere zijn optioneel
  • Het bestand is opgeslagen als Excel document

De specifieke instructies per bestand staan hieronder weergegeven:

Stap 3 Excel bestand importeren

  1. Klik in het hoofdmenu bovenin op 'Beheren', je ziet nu een korte lijst met menu-opties
  2. Klik op de menu-optie 'Inlezen Excelbestand'
  3. Klik op 'Kies Excel bestand' en kies het ingevulde bestand uit je eigen opslag
  4. Klik vervolgens op 'Importeren' om de import te starten

Stap 4 Controleer de import

Direct na het importeren kan je de status van het geïmporteerde bestand volgen in het scherm ‘Inlezen Excelbestand’. Selecteer een van de regels in het hoofdscherm om details hierover te tonen in het detailscherm, tabblad 'Logboek'.

Om de import op een later tijdstip te controleren klik je in het hoofdmenu op 'Beheren' en vervolgens op menu-optie 'Importlogging'

De status van de regels geven de voortgang van de Excel import aan:

  • 'Inlezen': Het bestand wordt op dit moment ingelezen
  • 'Ingelezen': Het bestand is succesvol ingelezen, hierna zal de data geïmporteerd worden
  • 'Fout(en)!': Een of meerdere regels in het bestand bevat fouten, selecteer deze regel om de details te tonen in het detailscherm, tabblad 'Logboek'
  • 'Klaar': Bestanden zijn succesvol geïmporteerd, de geïmporteerde data is nu beschikbaar in de daarvoor bestemde tabbladen in de portal

Veelvoorkomende fouten bij het importeren

  • Het bestand dat je probeert te importeren heeft niet de juiste bestandsnaam
    Oplossing: Open het bestand opnieuw in Excel en sla het opnieuw op met de juiste benaming in het format met als extensie “.xlsx” Importeer het bestand nu opnieuw.
  • Het bestand dat je probeert te importeren is niet opgeslagen in de juiste versie van Excel
    Oplossing: Sla je bestand op in Excel 2007 of Excel 2007-2013 format en importeer het opnieuw.
  • Het bestand dat je probeert te importeren is niet opgeslagen in de juiste bestandstype
    Oplossing: Controleer of je het bestand hebt opgeslagen als een .xlsx bestandstype
  • Het bestand dat je probeert te importeren bevat een tabblad met de verkeerde naam
    Oplossing: Verander het tabblad in het Excel-bestand in de juiste naam, bijvoorbeeld LOCATIONS voor het importeren van locaties.
  • Het bestand dat je probeert te importeren geeft de Error: 'CASE types text and numeric cannot be matched'
    Oplossing: Zorg dat de kolommen waarin getallen staan (zoals barcodes) als waarde 'Getal' hebben en niet 'Tekst'. Dit kan je bovenaan in de werkbalk aanpassen.
  • Het PRODUCTS bestand dat je probeert te importeren bevat bij barcode (PRODUCT REFERENCE) niet de waarde als getal
    Oplossing: zorg dat de kolom PRODUCT REFERENCE in het Excel bestand op 'Getal' staat, dit kan je bovenin de werkbalk aanpassen.

Verwante artikelen