Werken met producten

In Warehouse Online is een product een specifieke fysieke of virtuele entiteit die wordt opgeslagen en beheerd in het magazijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om grondstoffen, halffabricaten, eindproducten of verpakkingsmateriaal. Voorbeeld van virtuele artikelen zijn artikelen die meegestuurd worden in orders maar niet fysiek in het magazijn worden gepickt, bijvoorbeeld betaal- of verzendkosten. Als synoniem voor het begrip "product" worden in andere systemen ook wel de termen "item" en "Stock Keeping Unit" (SKU) gebruikt.

Identificaties

In Warehouse Online wordt elk product geïdentificeerd door middel van minimaal één uniek product id. Een product kan ook meerdere product id's hebben, zolang ze maar uniek zijn binnen Warehouse Online. Het eerste product id wordt gebruikt om te tonen in alle schermen. De overige id's kunnen gebruikt worden als invoer bij het scannen of om product eigenschappen te synchroniseren met andere  systemen. 

Er worden 2 typen product id's onderscheiden, namelijk:

• EAN - in andere systemen ook wel de barcode genoemd. In Warehouse Online zou dat onjuist zijn, omdat iedere id als barcode gebruikt kan worden. De praktijk is wel dat de EAN, ook wel Global Trade Identification Number (GTIN) genoemd, in de detailhandel wordt gebruikt als barcode op de producten. Vandaar ook het onderscheid
• REF - Alle andere product identificaties. 

Het product scherm

Ga in de portal naar het menu-item ‘Producten’ en klik vervolgens op het submenu-item 'Producten' om het productenscherm te openen. 

Hoofdscherm

Zoeken

Let op dat bij zoeken 2 mechanismen beschikbaar zijn zoals beschreven in Filteren van data in de portal. 

Hieronder toelichting op de prefilter velden onder de kop "Maak uw voorselectie". Als je meerdere zoekvelden gebruikt, vind je alleen producten die aan alle zoek criteria voldoen. 

Zoeken op Product id

Type in het zoekveld "Product id" het product id van het product dat je zoekt en druk op <Enter>. Als het product id gevonden is, kun je direct nogmaals op < Enter> drukken om de productgegevens van het gevonden product op te halen. 

Als het product meerdere product id's heeft, dan maakt het niet uit met welke id je zoekt.

Als wilt zoeken met een deel van een product id, dan kan dat ook. Gebruik dan een sterretje (*) in plaats van het deel van de product id dat je hebt weggelaten. Het sterretje wordt in zo'n geval ook wel een 'wildcard' genoemd. Er kunnen meerdere producten gevonden worden. Gebruik het Pijltje naar beneden om te bladeren door de gevonden product id's en druk op<Enter> bij het product waarvan je de gegevens wilt ophalen. 

Soms kun je met een ingevulde id, 2 product id's vinden. Dat kan voorkomen als een id van het type EAN ook is toegevoegd als id van het type REF. Het maakt dan niet uit welke id je kiest om de gegevens van het betreffende product op te halen. Een ander voorbeeld is als een id in gebruik is bij meedere voorraadeigenaren. Zie hieronder. 

Zoeken op omschrijving

Type in het zoekveld "Productomschrijving" een deel van de omschrijving in kleine letters en druk op <Enter>. je hoeft geen wildcard tekens te gebruiken zoals bij Product id. Alle omschrijvingen waarin het ingetypte deel van de omschrijving voorkomt, worden getoond. Je kunt één of meerdere van die gevonden omschrijvingen selecteren om van die producten de productgegevens op te halen. 

Zoeken op Eigenaar

Als je voorraad van meerdere eigenaren beheerd, is het mogelijk dat je die eigenaren dezelfde producten in het assortiment hebben of misschien niet dezelfde producten, maar wel producten met dezelfde id. 

Warehouse Online gaat daar goed mee om, maar zal bij bepaalde id's meerdere producten vinden. In dat geval wil je ook filteren op eigenaar. Door in het zoekveld "Eignaar" een sterretje (*) te typen gevolgd door <Enter> krijg je een lijst met alle voorraadeigenaren. Ga met pijltje naar beneden om de gewenste voorraadeigenaar te selecteren en druk op < Enter>.  Je kunt overigens ook op eigenaar zoeken door de productgroep van de betreffende eigenaar te selecteren. Zie hieronder. 

Zoeken op productgroep

In alle gevallen is er een productgroep ASSORTIMENT. Daaronder heb je altijd productgroepen per voorraadeigenaar. Daaronder kun bij het importeren van producten deze producten verder onderverdelen in productgroepen. Die kunnen genest zijn. In alle gevallen kun je door dubbelklikken op een productgroep die productgroep openklappen. Op die manier steeds verder inzoomen. Druk op <Enter> als je op de productgroep staat waarvan je de producten wilt zien. 

Verderop in deze pagina vind je nog nadere uitleg over de productgroepen. 

Overzicht kolommen

1. Product id: Het unieke identificatienummer dat aan een product is toegewezen binnen Warehouse Online. Dit nummer wordt gebruikt om het product te identificeren en te traceren in het systeem.
2. EAN: Het Europese artikelnummer (EAN) is een barcode die wordt gebruikt om producten te identificeren en te traceren in de logistieke keten. Het is een gestandaardiseerde code die wereldwijd wordt gebruikt.
3. Productomschrijving: Een korte beschrijving van het product, inclusief de naam en eventuele belangrijke kenmerken.
4. Groep: Een categorie of groep waartoe het product behoort, bijvoorbeeld elektronica, kleding, voeding, enzovoort. Dit helpt bij het organiseren en filteren van producten binnen Warehouse Online.
5. Gewicht: Het gewicht van het product in de aangegeven gewichtseenheid.
6. Hoeveelheid: De huidige voorraad hoeveelheid van het product in de opgegeven eenheid, bijvoorbeeld dozen, pallets, stuks, enzovoort.

Rechter muisknop opties

Naast de standaard opties zijn er ook nog onderstaande menu items beschikbaar:

1. Wijzigen: Hiermee kun je de eigenschappen van een geselecteerd product wijzigen.
2. Kopiëren: Hiermee kun je een geselecteerd product kopiëren om heel snel nieuwe producten te definiëren. Alleen de product id en de naam hoef je dan in te vullen. De overige eigenschappen worden overgenomen.
3. Verplaatsen naar andere groep: Hiermee kun je een geselecteerd item verplaatsen naar een andere productgroep. LET OP: Als er meerdere voorraadeigenaren zijn, verplaats dan alleen binnen de groep van die eigenaar.
4. Instellen vaste locatie: Hiermee kun je een vaste picklocatie voor een product instellen. In inruim- en aanvulfuncties wordt de vaste picklocatie gebruikt om de juiste locatie te adviseren. Bij het orderpicken wordt deze eigenschap niet gebruikt.
5. Annuleren vaste locatie: Wissen van de vaste picklocatie
6. Printen label: Hiermee kun je een label afdrukken voor het geselecteerde product. Voorwaarde is wel dat er een printer is gekoppeld. Als dat het geval is kun je vooraf met < Alt><P> de printer kiezen waarin een labelformaat aanwezig is dat geschikt is voor het printen van product labels.
7. Printen label met id: Hiermee kun je een reeks labels afdrukken voor het geselecteerde product, allen met een uniek nummer uit een ingestelde reeks.

Detailscherm

Overzicht tabbladen

Binnen het detailscherm van de producten zijn de volgende tabbladen beschikbaar:

1. Voorraad: Hiermee kun je de huidige voorraad van het geselecteerde product bekijken per locatie en per drager. Zie ook uitleg in Werken met voorraad.
2. Eigenschappen: Hiermee kun je de eigenschappen van het geselecteerde product bekijken of wijzigen. Als er klantspecifieke eigenschappen voor jou zijn toegevoegd, dan kunnen die ook hier ingesteld worden.
3. Identificaties: Hiermee kun je de identificaties van het geselecteerde product (zoals de barcode) bekijken of nieuwe identificaties toevoegen. Gebruik je ook de module 'Professional scanning', dan kun je deze identificaties ook beheren met de functie "Beheer barcodes".
4. Voorraadmutaties: Hiermee kun je de mutaties in de voorraad bekijken voor het geselecteerde product. Zie ook uitleg voorraadmutatiescherm.

Productgroepen

Producten worden ingedeeld in verschillende productgroepen. De hoofdproductgroepen zijn voorgedefinieerd in Warehouse Online. Onderliggende productgroepen kunnen, indien gewenst, geïmporteerd worden vanuit andere systemen. De hoofdproductgroepen zijn: 

 

1. ASSORTIMENT - Deze productgroep bevat alle producten waarvoor voorraad beheerd kan worden in het magazijn. In deze productgroep wordt altijd een onderverdeling gemaakt in de assortimenten per eigenaar. De onderliggende productgroepen heten dan ASSORTIMENT + naam van de eigenaar. In de basisomgeving van Warehouse Online is er maar één eigenaar, maar elke Warehouse Online implementatie kan uitgebreid worden naar logistiek dienstverlener voor het beheren van meerdere eigenaren (opdrachtgevers).
2. DRAGERS - Een drager is een object waarin of waarop voorraad beheerd kan worden. Deze productgroep bevat de typen dragers waarmee je werkt in het magazijn. Bij de initiële uitrol van Warehouse Online worden er altijd standaard dragertypes toegevoegd. Zelf kun je ook dragertypen toevoegen. In de professional scanning functies kun je zelf kiezen op welk type drager voorraad wordt ingeboekt.
3. EMBALLAGE - Emballage is de verpakking waarin goederen verstuurd wordt naar klanten. Als bij het inpakken uit verschillende verpakkingen gekozen moet kunnen worden, dan kun je die in deze groep specificeren. Ook in deze productgroep wordt een onderverdeling gemaakt in de emballagetypen per eigenaar. De onderliggende productgroepen heten dan EMBALLAGE + naam van de eigenaar.

Hoe kan ik producten toevoegen?

Het toevoegen van producten aan Warehouse Online kan op verschillende manieren: 

1. Producten toevoegen in de portal (handig bij enkele producten)
2. Producten importeren met Excel (handig bij grotere aantallen producten)
3. Werken met een koppeling - Importeren gegevens

Hieronder wordt beschreven hoe je producten kunt toevoegen in Warehouse Online via de portal.

Producten toevoegen in de portal

Om handmatig een nieuw product toe te voegen volg je de volgende stappen:

1.  
   1. Klik op ‘Start zoeken’, de producten worden in het rechter scherm geladen
   2. Klik met je rechtermuisknop op een product naar keuze
   3. Klik op ‘Kopiëren’, het onderstaande scherm verschijnt:
      
   4. Pas de gegevens aan naar de gegevens van het nieuwe product
      De bovenstaande afbeelding is slechts een voorbeeld. Alle velden moeten worden gewijzigd anders krijg je een melding dat het product al bestaat
   5. Klik op OK

Hoe kan ik een product wijzigen?

Om een product te wijzigen doorloop je de volgende stappen:

1. Klik op ‘Start zoeken’: De producten worden in het hoofdscherm geladen
2. Zoek het product dat je wilt wijzigen: Gebruik hierbij de zoekfunctie links, of blader handmatig door het scherm.
3. Klik met de rechtermuisknop op het product en klik op 'Wijzigen', Onderstaand overzicht is te zien:
   
4. Pas de gegevens van het product aan.
5. Klik op OK: De gegevens zijn nu gewijzigd.

Wil je een extra referentie toe voegen aan een product? Of specifieke eigenschappen? Bekijk dan de instructie in Werken met producteigenschappen of in Werken met productidentificaties.