Aangezien Warehouse Online een cloud applicatie is waarbij de data is opgeslagen in de cloud, moet data eerst opgehaald worden uit de database voordat ze getoond kunnen worden. Om te voorkomen dat grote hoeveelheden data uit de database getransporteerd moet worden naar de browser waarin je werkt, werken we in Warehouse Online met een pre-filter en een detail-filter.

Pre-filter

In de meeste schermen is een pre-filter toegevoegd. Die staat dan altijd aan de linkerkant van het scherm.

Ter illustratie hieronder het pre-filter van het voorraadscherm.

In de beschrijving van alle schermen is toegelicht op welke manier elke pre-filter veld de hoeveelheid data in dat scherm beperkt. De algemene werking is als volgt. Je geeft bij één of meer pre-filter velden een waarde in en je drukt op "Start zoeken". Dit zorgt er voor dat er een zoekopdracht wordt gestart naar alle data die voldoet aan de opgegeven waarden. Als de zoekopdracht niets oplevert, kun je proberen om met minder velden te zoeken. Als de zoekopdracht wel iets oplevert, dan kun je het detail-filter (zie hieronder) gebruiken om het resultaat verder te verkleinen.

De knop "Start zoeken" is alleen actief als je bij minimaal één filterveld een nieuwe waarde ingeeft. Initieel en ook na elke keer dat je "Start zoeken" hebt gedrukt, wordt deze knop grijs.

Ingeven van waarden

Er zijn verschillende typen pre-filter velden:

Selectievelden

Bij deze velden kun je op het veld klikken en direct de gewenst waarde selecteren. Dit zie je bijvoorbeeld bij het zoekveld "Magazijn":

Je kiest de juiste waarde door deze aan te klikken met de muis of door met de pijltjestoets naar beneden te stappen totdat de gewenste waarde is geselecteerd. In beide gevallen kun je daarna het zoeken starten door op <Enter> te drukken of door op "Start zoeken" te klikken.

Velden waarin je kunt typen

In zo'n veld vul je de waarde in waarop je wilt zoeken. Zo kun je bij het zoekveld "Product id" het product id intypen van het product waarvan je de data wilt zien, gevolgd door < Enter>. Als dat product id bestaat in de database, zie je dat nummer onder het zoekveld verschijnen.

Je kunt het zoeken starten door nogmaals op <Enter> te drukken of door op "Start zoeken" te klikken.

In dit type zoekveld kun je werken met zogenaamde 'wild cards'. Daarvoor kun je een sterretje ('*') gebruiken. Dit maakt zoeken flexibel. Je hoeft dan niet het hele nummer te kennen. Stel je weet dat de identificatie van het product dat je zoekt begint met "1234". Je kunt dan in het zoekveld "Product id" de tekst "1234*" intypen. Alle product id's die beginnen met "1234" worden dan onder het zoekveld getoond.

Je kiest de juiste waarde door deze aan te klikken met de muis of door met de pijltjestoets naar beneden te stappen totdat de gewenste waarde is geselecteerd. In beide gevallen kun je daarna het zoeken starten door nogmaals op <Enter> te drukken of door op "Start zoeken" te klikken.

Als er niet veel verschillende waarden zijn, zoals bijvoorbeeld bij "Eigenaar", dan kun je direct een '*' intypen gevolgd door <Enter>. Het selecteren van de juiste waarde en het starten met zoeken blijft hetzelfde.

Als je op deze manier een te ruime zoekopdracht hebt gegeven en het ophalen van alle waarden die voldoen aan jouw zoekopdracht te lang duurt, dan blijft Warehouse Online niet oneindig lang zoeken. Na 30 seconden krijg je de volgende foutmelding. Ook als je ondertussen ook nog andere zoekopdrachten hebt gestart.

Velden met vertakkingen

Dit wordt ook wel 'treeview' genoemd. Je ziet zo'n veld bijvoorbeeld in het locatiescherm om magazijngebieden te selecteren. Aangezien magazijngebieden genest zijn, krijg je de onderliggende magazijngebeiden te zien als je er één aanklikt.

Nadat je één waarde hebt geselecteerd op het gewenste niveau, kun je het zoeken starten door op "Start zoeken" te klikken.

Aankruis velden

Deze zie je bijvoorbeeld in de inslag- of uitslag-orderscherm:

Je kunt het zoeken starten door op "Start zoeken" te klikken.

Datum velden

In het pre-filter van het uitslagorderscherm, staan ook 2 datum velden:

Je kunt een datum selecteren door de juiste maand te kiezen en binnen die maand de juiste dag. Daarna kun je het zoeken starten door op <Enter> te drukken of door op "Start zoeken" te klikken.

Wissen van pre-filter velden

Naast elk pre-filter veld staat een kruis waarmee dat specifieke pre-filter veld gewist kan worden. Je kunt het hele pre-filter leeg maken door op "Zoekvelden leegmaken" te klikken.

Mocht het scherm niet meer reageren zoals je gewend bent, dan kan er nog ergens een filterveld actief zijn die je over het hoofd ziet. Start dan het scherm een keer opnieuw op.

Detail-filter

Bij de uitleg van het detailfilter beginnen we met enkele waarschuwingen.

LET OP 1. Het detail-filter wordt toegepast op het resultaat van het pre-filter. Je moet dus altijd eerst met "Start zoeken" het pre-filter activeren, waarna je in dat resultaat verder kunt zoeken.

LET OP 2. Als je het detail-filter hebt ingesteld en niet heb gewist voordat je opnieuw data ophaalt uit de Warehouse Online database met "Start zoeken" in het pre-filter of "Verversen" in het context menu, dan zal het ophalen van het resultaat meer tijd kosten, omdat alle data opgehaald moet zijn voordat het detailfilter toegepast kan worden en er records getoond kunnen worden.

Het detailfilter ziet er als volgt uit:

Het zoeken naar specifieke records in de dataset die is opgehaald met het pre-filter, verloopt in de volgende 4 stappen

Kies het veld waarop je wilt filteren:
Selecteer een operator. Deze bepaalt op welke manier je met de bij stap 3 ingevoerd waarde wilt zoeken.
Vul een waarde in waarmee je wilt zoeken
Start met zoeken door op de knop "filter toepassen" te klikken

Als je een andere waarde ingeeft (stap 3), dan kun je direct weer op "filter toepassen" klikken. Dit overschrijft de vorige zoekopdracht.

Echter als je een ander veld (stap 1) of een andere operator (stap 2) kiest, dan wordt de nieuw zoekopdracht toegevoegd aan de vorige.

Onder de laatste knop vind je alle ingestelde detailfilters. Die kun je allemaal tegelijk opheffen door op de knop "filters verwijderen" te klikken of door onder de laatste knop één voor één de filters die je wilt verwijderen aan te klikken.

Wat als er teveel data is?

In een cloudsysteem zoals Warehouse Online is het niet altijd mogelijk om op een efficiënte manier een grote hoeveelheid (historische) data te doorzoeken. Om het systeem 'responsive' te maken, zie je direct het aantal records dat is gevonden:

en worden de eerste 100 records getoond.

Op de achtergrond wordt daarna de dataset verder opgebouwd. Dit wordt ook wel caching genoemd. Ondanks die techniek lukt het soms niet om op tijd het aantal records vast te stellen. Als het niet mogelijk is om binnen enkele seconden zie je de onderstaande waarschuwing:

Lukt het nog steeds niet na 30 seconden, dan krijg je de onderstaande foutmelding:

De tekst "Count filtered records in cache timed out" laat zich het beste vertalen als "Het lukte niet op tijd om het aantal records te bepalen dat in de cache opgebouwd moet gaan worden."

Als het aantal records wel in beeld is maar de data nog niet, dan loont het soms om nog even te wachten. Op de achtergrond gaat het opbouwen van de dataset namelijk gewoon door en deze zal nog steeds getoond worden als het scherm nog open staat.

Overigens is Warehouse Online geoptimaliseerd voor het werken in het magazijn en om in het magazijn heel snel transacties te kunnen registreren. Dat wil zeggen dat het niet is geoptimaliseerd voor het analyseren van data. Voor dat doel wordt een koppeling met een BI tool geadviseerd.