In Warehouse Online worden alle adresgegevens op een centrale plaats vastgelegd. Daarbij wordt ook vastgelegd voor welk doel het adres wordt gebruikt. Het doel kan zijn:
- adres van de klant - Met 'klant' wordt in dit geval de opdrachtgever bedoeld. Initieel is er daar maar één van. Het begrip klant moet niet verward worden met de afnemer (zie hieronder). Meerdere opdrachtgevers zijn alleen relevant voor logistieke dienstverleners.
- adres van de eigenaar - Met name bij logistieke dienstverleners zullen er meerdere eigenaren (gekoppeld aan opdrachtgevers) relevant zijn. Echter ook bij handelsondernemingen wordt vaak gewerkt met meerdere administraties waardoor er ook noodzaak is om met meerdere eigenaren te werken in Warehouse Online.
- adres van het magazijn - deze kunnen alleen handmatig toegevoegd worden. LET OP. Als je een adres toevoegt als magazijnadres, wordt er ook een extra magazijn aangemaakt. Dit heeft gevolgen voor bijna alle portalschermen en handterminalfuncties, omdat je dan voortaan moet aangeven in welk magazijn je aan het werk bent. Advies is om te overleggen met de helpdesk van Warehouse Online om vast te stellen of een extra magazijn de beste oplossing is. In veel gevallen is het beter om door de helpdesk een extra magazijngebied te laten toevoegen.
- adres van een leverancier - deze kunnen automatisch aangemaakt worden tijdens het importeren van een inkooporder, geimporteerd worden via Excel en ook handtmatig aangemaakt worden in dit scherm. Als je met handmatig inkooporders wilt kunnen aanmaken, moet je vooraf de leveranciers toevoegen.
- adres van de afzender - deze zal vaak aangemaakt worden op hetzelfde moment dat een extra eigenaar wordt toegevoegd, omdat bij het verzenden van goederen de afzender die vermeld wordt op de pakbon gekoppeld is aan de eigenaar. Ook als je met meerdere webshops werkt, kan het relevant zijn om met meerdere afzenders te werken.
- adres van de vervoerder - deze worden automatisch aangemaakt bij het tot stand brengen van een standaard koppeling met de vervoerder.
- adres van de afnemer - dit is de geadresseerde in een verkooporder. In B2B implementaties is er meestal een vaste lijst van afnemers die allemaal vooraf geïmporteerd. In B2C implementaties worden de orders bijna altijd inclusief de adressen geïmporteerd vanuit een webshop of ERP systeem. In die situatie wordt het vaak ingericht dat de id van de afnemer gelijk is aan het id van de order. Mocht er tijdens het verzenden een blokkade ontstaant door een foutief adres, dan is het niet moeilijk om het adres te vinden en aan te passen.
Bij de eerste uitrol van Warehouse Online wordt het adres van de hoofdgebruiker gebruikt als magazijn, eigenaar, leverancier, afzender en vervoerder.
Het adressenscherm
Ga in de portal naar het menu-item ‘Relaties’ en klik vervolgens op het submenu-item 'Adressen' om het adressenscherm te openen.
Hoe vind ik een adres van een bepaald type?
Stel je bent op zoek naar bepaald type adres, bijvoorbeeld alleen de afzenderadressen. Wellicht omdat je het afleveradres op de verzendlabels en pakbonnen wilt aanpassen. Je kunt dan in het prefilter veld "Adres toegepast als" de waarde "Afzender" kiezen. Je zien daarna alleen de afzenderadressen.
Hoofdscherm
Overzicht kolommen
- RTS adresnr: Dit is het unieke nummer dat aan elk adres in het WMS-systeem is gekoppeld. Het wordt gebruikt om snel specifieke adressen te vinden en te identificeren.
- Land id: Dit is het identificatienummer voor het land waar het adres zich bevindt. Het wordt gebruikt om snel te kunnen zoeken op land en om verschillende landen van elkaar te onderscheiden.
- Landcode (ISO A2): Dit is de standaard landcode die wordt gebruikt om landen te identificeren volgens de ISO 3166-1 Alpha-2 norm. De code bestaat uit twee letters en wordt gebruikt om verschillende landen van elkaar te onderscheiden.
- Adres id: Dit is het unieke nummer dat aan elk adres in het WMS-systeem is gekoppeld. Het wordt gebruikt om snel specifieke adressen te vinden en te identificeren.
- Naam: Dit is de naam van de organisatie of persoon die bij het adres hoort.
- Straatnaam: Dit is de naam van de straat waar het adres zich bevindt.
- Huisnummer: Dit is het huisnummer van het adres.
- Toevoeging: Dit is een optioneel veld dat gebruikt kan worden om extra informatie toe te voegen aan het adres, zoals een appartement- of kamernummer.
- Postcode: Dit is de postcode van het adres.
- Plaatsnaam: Dit is de naam van de stad of plaats waar het adres zich bevindt.
- Land: Dit is de naam van het land waar het adres zich bevindt.
- Extra adresregel 2: Dit is een optioneel veld dat gebruikt kan worden om extra informatie toe te voegen aan het adres, zoals een bedrijfsnaam.
- Extra adresregel 3: Dit is een optioneel veld dat gebruikt kan worden om extra informatie toe te voegen aan het adres, zoals een referentienummer.
- Staat: Dit is de naam van de staat waarin het adres zich bevindt. Dit is relevant voor adressen in landen waar staten bestaan, zoals de Verenigde Staten.
- RTS landnr: Dit is het landnummer voor internationale verzendingen. RTS staat voor "Return to Sender" en het landnummer is het nummer dat gebruikt wordt om het land van bestemming aan te geven. Bijvoorbeeld, het landnummer voor Nederland is 31.
- Telefoonnummer: Dit is het telefoonnummer van de ontvanger van de goederen.
- Faxnummer: Dit is het faxnummer van de ontvanger van de goederen.
- E-mail adres: Dit is het e-mailadres van de ontvanger van de goederen.
- Postbusnr: Dit is het postbusnummer van de ontvanger van de goederen.
- Postbus postcode: Dit is de postcode van de postbus van de ontvanger van de goederen.
- Postbus plaatsnaam: Dit is de plaatsnaam van de postbus van de ontvanger van de goederen.
- EAN adres code: Dit is de unieke identificatiecode voor het adres van de ontvanger van de goederen, die gebruikt wordt in de logistieke sector.
- Belastingsnummer: Dit is het belastingnummer van de ontvanger van de goederen, wat relevant kan zijn voor zakelijke verzendingen.
- Mobiele nummer: Dit is het mobiele nummer van de ontvanger van de goederen.
- Aangemaakt op: Dit is de datum waarop het adres is aangemaakt in het WMS-systeem.
Rechter muisknop opties
- Toevoegen: Deze optie stelt gebruikers in staat om een nieuw adres toe te voegen aan de lijst met adressen in het WMS-systeem. Gebruikers worden gevraagd om de nodige informatie in te voeren, zoals de naam van de klant, het afleveradres, de postcode, de stad, enz.
- Wijzigen: Deze optie stelt gebruikers in staat om een bestaand adres te wijzigen. Gebruikers kunnen de informatie van het adres bewerken, zoals de naam van de klant, het afleveradres, de postcode, de stad, enz.
- Adres toepassen als: Afleveradres, Klant, Leverancier, Afzender, Transporteur: Deze opties stellen gebruikers in staat om een adres te selecteren en het toe te passen op verschillende velden in het WMS-systeem. Bijvoorbeeld, als een klant meerdere afleveradressen heeft, kan de gebruiker een van de adressen selecteren en toepassen als het afleveradres voor een specifieke order.
Detailscherm
Definities tabbladen
- Relaties
- Eigenschappen
- Toegepast als...
Hoe voeg ik een adres toe?
Om adressen toe te voegen of op te zoeken volg je de volgende stappen:
- Ga in de portal naar menu-item ‘Relaties’ en vervolgens submenu-item ‘Adressen’
- Klik op ‘Start zoeken’ en de adressen worden opgehaald. Je kan eventueel zoeken op een specifiek adres of persoon.
- Voor het toevoegen van een adres, klik je met de rechtermuisknop op het gewenste adres en selecteer je 'Adres toevoegen'.
Het onderstaande scherm verschijnt: - Pas nu de gegevens aan naar de gegevens van het nieuwe adres. De vakjes met een * zijn verplicht.
Onder 'Adres toevoegen als' niet de rollen 'Eigenaar' en 'Magazijn' aanvinken. Indien je dit wel doet, kan je problemen ervaren in de werking van Warehouse Online.
- Indien je alle gegevens correct hebt ingevoerd, klik je op ‘Ok’
Hoe wijzig ik een adres?
Het kan zijn dat een adres aangepast moet worden, bijvoorbeeld na een verhuizing. Om het adres te wijzigen volg je de volgende stappen:
- Ga in de portal naar menu-item ‘Relaties’ en vervolgens submenu-item ‘Adressen’
- Klik op ‘Start zoeken’ en de adressen worden opgehaald. Je kan eventueel zoeken op een specifiek adres of persoon.
- Voor het wijzigen van het adres, klik je met de rechtermuisknop op het gewenste adres en selecteer je 'Wijzigen'.
Het onderstaande scherm verschijnt: - Pas nu de gegevens aan naar de gegevens van het nieuwe adres.
- Indien je alle gegevens correct hebt ingevoerd, klik je op ‘Ok’.
Hoe pas ik een adrestype aan?
Een bestaand adres heeft werkzaamheden uitgebreid en is nu niet alleen meer een afnemer of klant, maar ook een leverancier.
Verander het adres type NIET in 'Eigenaar' of 'Magazijn'. Indien je dit wel doet, kan je problemen ervaren in de werking van Warehouse Online.
Om een adrestype toe te passen volg je de volgende stappen:
- Ga in de portal naar menu-item ‘Relaties’ en vervolgens submenu-item ‘Adressen’.
- Klik op ‘Start zoeken’ en de adressen worden opgehaald. Je kan eventueel zoeken op een specifiek adres of persoon.
- Voor het aanpassen van adrestype, klik je met de rechtermuisknop op het gewenste adres en selecteer je het gewenste adrestype. Het onderstaande scherm verschijnt:
- Het Referentie id is de unieke combinatie van cijfers en/of letters die als code voor een adres staan geregistreerd. De code wordt gebruikt bij het aanmaken van een in- en uitslagorder.
- Indien je alle gegevens correct hebt ingevoerd, klik je op ‘Ok’.